IT- og kommunikationspolitik på Rudersdal Lilleskole

kommunikation

Formålet med at indføre en IT-politik er entydigt at optimere kommunikationen/informationen, så den på sigt bliver endnu mere tilfredsstillende for alle implicerede parter.

Fokus på skole-hjem-samarbejdet

Skolen anser IT-politikken for at være central i skolens kommunikation.

Kommunikation defineres som information og dialog både internt og eksternt via en række forskellige medier.

Skolen er en arbejdsplads, hvor det er vigtigt, at der findes klare retningslinjer, der dels sikrer, at skolen er åben og dialogorienteret og samtidig sikrer rimelige arbejdsvilkår for alle medarbejdere.

Kommunikationsplatformen er SkoleIntra (Forældre – Lærer - ElevIntra).

Alle medarbejdere forudsættes at orientere sig i Lærer- og ForældreIntra min. 5 gange om ugen – og altid i forbindelse med møder o. lign. Altså mindst én gang dagligt.

Forældre, andre samarbejdspartnere og offentligheden skal kunne informere sig via skolens hjemmeside (www.rudersdal-lilleskole.dk) , som løbende opdateres og bl.a. indeholder ferieplaner etc.

Alle forældre er forpligtet til at holde sig løbende orienteret på ForældreIntra, hvor man på sine børns klassesider skal kunne finde oplysninger om klassens aktiviteter, skemaer, melde sig til forældremøder, skole/hjemsamtaler – modtage information fra skolens ledelse m.m.

Skolen har således ansvaret for, at de relevante informationer kan findes på klassernes ForældreIntra – forældrene har ansvaret for at holde sig orienteret. Dette medfører, at der yderst sjældent sendes informationsbreve med eleverne hjem.

Skolens informationsniveau skal være så tilpas højt, at skolens forældre vil kunne finde de relevante oplysninger – og ellers via SkoleIntra stille spørgsmål m.m. til lærere/ledelse.

Det er ikke en kvalitet i sig selv, at forældre frit kan ringe til lærerne i lærernes fritid, weekends eller ferier. Der vil naturligvis være undtagelser, hvor alvorlige meddelelser om sygdom, dødsfald etc. gør det nødvendigt at kontakte en lærer her og nu.

Grundprincipper for skolens IT-politik:

Tydelighed – vil sige at både forældre og medarbejdere informeres præcist om, hvad der forventes af begge parter. F.eks.: hvornår man skal svare, hvornår det er andre, der skal svare, hvor hurtigt man kan forvente svar. Dette giver læreren tid og mulighed for at tale med sine kollegaer – og evt. med lederen.
På den måde får forældrene en bedre kvalitet, og medarbejderen højere tilfredshed med sit arbejde.

Åbenhed – betyder, at skolen altid i et omfang går forældrene i møde. Skolens medarbejdere har i første omgang en spørgende og ikke konstaterende tilgang. Det er vigtigt at tage udgangspunkt i anerkendelse – som ikke nødvendigvis er det samme som, at man erklærer sig enig.
Ingen forældre må blive overrasket over ubehagelige nyheder om deres barn til en skole-hjemsamtale. Er der noget skolen finder alvorligt, bør der naturligvis informeres med det samme.
Når forældre skal kontakte skolen, er det vigtigt, at man altid kontakter den lærer, der har svaret/forklaringen på det, man ønsker at tale om. Dvs.: er der ’problemer’ i matematik, henvender man sig naturligvis til matematiklæreren – og ikke til klasselæreren eller skolelederen.
Alle, der måtte blive kontaktet i modstrid med ovenstående, bør henvise til kommandovejen. Der vil altid kunne opstå sager, hvor ledelsen skal ind, men det bliver primært skolens egen vurdering.
Til gengæld indebærer skolens IT-politik, at alle skolens lærere er tilgængelige via mail på SkoleIntra.
Åbenhed er heller ikke, at man drøfter andre forældre eller børn med forældre. Det er helt lukket land!

Sikkerhed er, at man overvejer, hvad man skriver til hvem. Der er ’need to know’ og ’nice to know’. Man skal afgive eller modtage viden, fordi det er faktuelt og vigtigt for de implicerede - ikke fordi man er nysgerrig eller indigneret.

Man skal være meget varsom med at videresende modtagne mails.

Konkrete retningslinjer:

Kommunikationen mellem skole og hjem sker via SkoleIntra (Forældre-Lærer-ElevIntra). Efter den første elektroniske kommunikation kan evt. aftales telefonsamtale eller møde.

Skolens lærere anvender ikke deres private mailadresse til kommunikation med forældre. For at skabe et tydeligt og enstrenget system anvendes kun SkoleIntra.

Hvis forældre i al almindelighed med daglige ærinder gerne vil i kontakt med en lærer, skrives til læreren i SkoleIntra. Læreren svarer inden for max. 2 dage - enten med det endelige svar, en oplysning om, at der svares inden for en for få dage – eller med en opfordring om, at forældrene ringer på angivet tidspunkt.

Hvis man skønner, at det tager mere end 2 dage at give et rimeligt og uddybende svar, skriver man og forklarer, at mailen er modtaget, og at man svarer inden for en bestemt tidshorisont. Denne deadline overholdes – eller forlænges inden den er udløbet.

Lederen orienteres, hvis det skønnes nødvendigt.

Medarbejderen tjekker sin SkoleIntra postkasse på alle hverdage – og lader den være lukket i weekenden og i ferier.

Skolen (ledelse og medarbejdere) sikrer, at der på ForældreIntra findes alle relevante oplysninger. Ledelsen informerer om initiativer, ændringer m.m., der gælder hele skolen, skemaer og ændringer i lærerpåsætning, vikarer ved langtidssygdom etc. Det enkelte lærerteam om klassens arbejde – via regelmæssige skriftlige informationer, hvor der informeres om alle klassens fag – ekskursioner, klassens adfærd o. lign.

Her og nu betyder det således:

At klassernes forældre vil kunne kontakte alle deres barns lærere via SkoleIntra

At ovenstående svartider og svartidspunkter overholdes af alle parter.

At dialogen bliver endnu mere kvalificeret, fordi man nu er i dialog med de direkte implicerede – og fordi, der nu bliver tid til at tale emner/sager igennem med det team, der til dagligt arbejder med barnet.

At der stadig vil blive afholdt møder, når det skønnes nødvendigt. Intentionen er ikke nødvendigvis færre møder.

At skolens ledelse og medarbejdere sikrer et så højt informationsniveau som muligt.

  SkoleIntra skal bruges til: SkoleIntra skal ikke bruges til:
Generelt

Almene, praktiske oplysninger til hele klassen

Mødereferater fra div. udvalg.

Konfliktfyldte temaer

Barns trivsel/problemer
Fra lærer til forældre

Ugebreve

Oplevelser med klassen

Lektier

Næste uges program

Uheldige oplevelser

Meddelelser der umiddelbart kan skabe anledning til uro/usikkerhed eller bekymring
Fra forældre til lærer

Barn på ferie

Almen konstruktiv feedback på beskeder fra lærer eller hændelser

Kritik af andre børn i klassen

Klager, utilfredshed, dybe bekymringer (her vil en anmodning om et møde være passende)
Fra forældre til forældre

Arbejdsweekender

Fælles rengøring
Spam; Uopfordret promovering af egen virksomhed eller andres.